Otkad su se materijali za Županijske skupštine Koprivničko-križevačke županije počeli digitalizirati kroz sustav e-Sjednice, Županija je u godinu dana uštedjela oko 55.000 kuna samo na potrošnom materijalu poput papira, tonera i najma fotokopirke. Ovaj sistem već dugo postoji na gradskim vijećima svih triju gradova, a lani ga je uvela i županija.
Od početka uvođenja sustava e-Sjednice održano je deset Županijskih skupština, s tim da je prva, održana lani u lipnju, bila probna. Kako kaže Melita Ivančić, pročelnica Službe ureda župana, godišnje je prije uvođenja digitalizacije bilo prosječno pet sjednica Županijske skupštine, tako da se može uzeti trošak dvije prosječne godine.
Pitanje o uštedi i racionalizaciji troškova nakon uvođenja tog sustava postavio je HSS-ovac Zlatko Makar na prošloj skupštini, a dostavljen mu je detaljan odgovor koji daje uvid u to koliko se zapravo prije digitalizacije trošilo na prava brda papira.
– Do uvođenja e-Sjednice, Koprivničko-križevačka županija je po sjednici dostavljala oko 60 paketa materijala na različite adrese. Osim članovima Županijske skupštine, materijali su se dostavljali dužnosnicima, pročelnicima, predstavnicima nacionalnih manjina u Koprivničko-križevačkoj županiji, Savjetu mladih u Koprivničko-križevačkoj županiji, saborskim zastupnicima izabranim iz naše županije te svim političkim strankama koje imaju svoje članove u Županijskoj skupštini. Takav poslovan proces uzrokovao je veliku potrošnju papira i tonera, te troškove pakiranja i dostave. Prema okvirnim izračunima godišnje se tako za pripremu sjednica Županijske skupštine i njenih radnih tijela printalo, pakiralo i dostavljalo oko 255.000 listova papira, obostrani ispis – stoji u odgovoru Melite Ivančić.
Naravno, printanje stotina tisuća papira zahtijeva i printer, fotokopirni uređaj i toner, što je također koštalo. Nabava novog fotokopirnog stroja slabijih karakteristika, primjerice 85 stranica po minuti s pripadajućom sortirkom i finišerom koštao bi oko 100.000 kuna.
Kada se sve zbroji i oduzme, trošak takve pripreme za sjednicu koštao je 81.162,50 kuna godišnje, kaže pročelnica Ivančić. Trošak papira za sjednice bio je 12.112,50 kuna, trošak ispisa 25.500 kuna, trošak najma fotokopirnog uređaja 38.550 kuna godišnje, a trošak dostave 5000 kuna.
Za e-Sjednice trebalo je nabaviti software, tablete s mobilnim internetom i cloud server za pohranjivanje podataka. Tableti su nabavljeni za 51.630 kuna, godina dana mobilnog interneta je 27.379 kuna, a cloud server za isto razdoblje 4.485 kuna. To je bio početni trošak nabavke opreme, a godišnji trošak nakon toga je 53.864 kuna. Održavanje sustava e-Sjednice stoji 22.000 kuna, dok su mobilni internet i cloud server cijene kao što je već navedena.
– Godišnji trošak izrađen je na temelju cijena ugovorenim postupkom jednostavne nabave na rok od 24 mjeseca. S obzirom da je taj trošak za sljedeća razdoblja ovisan o provedbi jednostavne nabave, za očekivati je da će prikazani troškovi zbog stanja na tržištu i veće konkurencije biti još manji od prikazanih – napominje pročelnica Melita Ivančić.
Iako je u lipnju prošle godine bila prva probna sjednica s novim sustavom, skupštinari su svoje tablete počeli na sjednicama koristiti u rujnu.
